Verbeterpunten 2021
We bespreken de volgende verbeterpunten vanuit het kwaliteitsrapport bij bouwsteen 3.
- De bijeenkomsten voor begeleiders, ouders/verwanten en cliënten beter organiseren door hulpmiddelen beter te gebruiken.
- Iedere medewerker heeft elk jaar een jaargesprek.
- Het beleid om nieuwe medewerkers te zoeken en aan te nemen verbeteren
- Weten waarom medewerkers weg gaan bij ASVZ.
- Kijken hoe we kunnen voorkomen dat mensen ziek worden en ervoor zorgen dat er elke dag genoeg begeleiders zijn.
Ontvlechting Carante Groep
Voorheen deelde ASVZ de ICT omgeving en -ondersteuning met acht andere zorgpartners die allemaal net wat anders wilden. Nu richt ASVZ haar ICT landschap helemaal zelf in en werken we samen met zelf gekozen leveranciers, zoals onder andere de nieuwe IT-partner RAM IT.
Jaap de Gruijter, raad van bestuur : "Een mooi resultaat vind ik dat we het applicatielandschap versimpelen, met meerdere oplossingen in één applicatie. En dat onze medewerkers stapsgewijs steeds meer, overal en op elk apparaat vanuit de Cloud in de applicaties kunnen werken. We doen dat in samenwerking met onze ICT-partners waarbij de regiefunctie wordt gevoerd door veel ervaren collega’s die ASVZ en de zorg goed kennen”
Bijeenkomsten beter organiseren
Alle locaties organiseren elk jaar een ‘ontmoeting’ met het netwerk die past bij de locatie. De ontmoeting zorgt voor nieuwe ideeën en afspraken en een goede samenwerking. Praten over wat goed gaat en wat beter kan samen met cliënten en ouders/verwanten en vrijwilligers.
Om locaties te helpen met de ontmoeting is in 2021 een toolbox met hulpmiddelen gemaakt. Hierin staan spellen, modellen en kaarten om inspiratie te krijgen om de ‘ontmoeting’ te organiseren. Locaties praten wel met elkaar over wat goed gaat en beter kan, maar schrijven het niet op in een verslag. Praten met elkaar is onderdeel helpt om te verbeteren. In de pilot kwaliteit a la carte krijgt dit een betere plek.
Pilot Kwaliteit a la carte
In 2021 hebben teamleiders, managers en orthopedagogen stilgestaan bij de vraag: Als we alles eens loslaten wat helpt je dan om goede kwaliteit van zorg te leveren en om te verbeteren? Hieruit kwamen de volgende wensen:
- Makkelijkere systemen
- Minder verschillende audits
- Meer zeggenschap ervaren
- Betere aansluiting van het instrument op de fase waarin een locatie zich bevindt.
We zijn met de wensen aan de slag gegaan. In 2022 is de proef ‘kwaliteit a la carte’ uitgewerkt. In 2023 start de pilot in drie sectoren. De PDCA verbetercyclus is in de pilot uitgewerkt. De locatie kiest zelf welk kwaliteitsinstrument nodig is om te leren en ontwikkelen. Het reflectieverslag geeft richting.
Elk jaar een Jaargesprek
Iedere medewerker heeft elk jaar een jaargesprek. We weten dat er 739 jaargesprekken zijn geweest en opgeschreven in 2022. We denken dat er meer medewerkers een jaargesprek hebben gehad, maar deze zijn niet bijgehouden. Aan dit verbeterpunt moeten we blijven werken in 2023. We hebben verschillende middelen om het jaargesprek te voeren. Bijvoorbeeld de placemat en diverse praatkaarten.
Medewerkers blijven ontwikkelen
We bieden veel doorgroeimogelijkheden. Je kan bij ASVZ als zij-instromer beginnen. Dat is iemand zonder zorgopleiding. En je kan doorgroeien tot teamleider of zelfs manager.
Irv is teamleider van een woning met vijf bewoners met een licht verstandelijke beperking. Het waarmaken van hun dromen is zijn passie, zo zegt hij zelf. Irv heeft niet altijd in deze branche gewerkt: hij maakte 14 jaar geleden de switch van accountmanager naar een baan in de zorg. Irv: “Al na de eerste keer meelopen was ik zo verrast: dit was heel anders dan het beeld dat ik van werken in de zorg had."
"Het sprak me meteen aan. Uit mijn oude baan haalde ik geen voldoening meer. Ik voelde meteen dat ik in de zorg wél voldoening kon vinden.”
- Irv, teamleiderNieuwe medewerkers zoeken
We blijven zoeken naar manieren om nieuwe medewerkers te vinden voor ASVZ. We gaan in 2023 verder met het verbeterpunt om het beleid om nieuwe medewerkers te zoeken en aan te nemen te verbeteren. Op onze social kanalen delen we veel verhalen van medewerkers zoals bijvoorbeeld op Instagram ASVZ. We willen anderen hiermee enthousiast maken om ook bij ASVZ te komen werken. Ook maken we samen video's over werken in de zorg. Hiermee willen we meer mensen laten nadenken over werken in de zorg. Onze collega's praten over vooroordelen en vertellen hoe leuk en bijzonder het werk kan zijn. We willen juist laten zien dat het niet normaal leuk werk is in de zorg en met name bij ASVZ.
Weten waarom medewerkers weggaan
In 2022 hebben meer dan 50 medewerkers, OR-leden, teamleiders, managers en M&O medewerkers meegedaan aan het project de medewerkersreis. Er zijn ervaringen gedeeld. Oplossingen voor dingen die niet goed gaan bedacht. Gekeken naar alles wat goed werkt en wat uitgebouwd kan worden. Er is uitgezocht wat de redenen van medewerkers zijn om te stoppen en wat is gedaan om dit te voorkomen?
Externe uitstroom zorgmedewerkers (excl. oproepkrachten, vakantiewerkers en stagiaires)
Via de link hieronder lees je een deel van de antwoorden.
"We moeten met elkaar de diversiteit beter benutten. Jonge medewerkers kunnen oudere medewerkers meenemen en andersom."
- ManagerMedewerkers behouden
Ruim 3000 medewerkers, cliënten, vrijwilligers en verwanten namen tijdens het eerste visiefestival van ASVZ deel aan de verschillende workshops en activiteiten. Ze genoten van muziek, optredens, eten en drinken. Met als rode draad onze visie: het leveren van menswaardige zorg waarbij begeleider en cliënt samen gaan voor 100%. Want bij ASVZ geloven we dat iedereen zijn eigen krachten en talenten heeft. Dat kon je zien, ervaren en voelen tijdens dit evenement. Nog weken na het evenement voelden we met elkaar de trots op de organisatie. Want ook dit hebben we samen gedaan!
Voorkomen dat medewerkers ziek worden
Bij ASVZ zien we dat iedereen weleens momenten in zijn of haar leven heeft waarin er van alles speelt. En wat invloed kan hebben op het werk. Druk op het werk, verhuizing, of iets met de gezondheid. In veel situaties is het toch mogelijk om werkzaamheden te doen. ASVZ streeft naar een voortschrijdend verzuimpercentage, verzuim over afgelopen 12 maanden, dat lager ligt dan het landelijk gemiddelde.
Verzuimpercentage 12 maanden voortschrijdend: 8,03%
Landelijk gemiddelde : 8,68%
Een animatie als deze moet medewerkers helpen om samen het gesprek aan te gaan over verzuim en duurzame inzetbaarheid.
Interne dialoog bouwsteen 3
Versterken: 1. De bijeenkomsten voor begeleiders, ouders/verwanten en cliënten beter organiseren door hulpmiddelen beter te gebruiken.
Ontwikkelen: 2. Iedere medewerker heeft elk jaar een jaargesprek.
Versterken: 3. Het beleid om nieuwe medewerkers te zoeken en aan te nemen verbeteren
Vasthouden: 4. Weten waarom medewerkers weg gaan bij ASVZ.
Versterken: 5. Kijken hoe we kunnen voorkomen dat mensen ziek worden en ervoor zorgen dat er elke dag genoeg begeleiders zijn.
Alle locaties kiezen zelf hoe zij hun jaarlijkse ‘ontmoeting’ met het netwerk willen organiseren. Het moet passen bij de locatie. De ontmoeting zorgt voor nieuwe ideeën, afspraken en een goede samenwerking. Na de lockdown is het belangrijk om de ‘ontmoeting’ weer op te pakken. In de pilot ‘kwaliteit a la carte’ willen we reflectie een betere plek geven. De locatie kan zelf laten kiezen wat zij nodig heeft om te leren en te ontwikkelen.
In onze bescheidenheid zijn we de jaarlijkse werkconferentie tussen de raad van bestuur, teamleiders, managers en orthopedagogen bijna gewoon gaan vinden. Deze ontmoeting is en blijft waardevol om vast te houden.
Er is lang stilgestaan bij het middel van het ‘jaargesprek’. Wat draagt het jaargesprek bij in contact tussen de leidinggevenden en de medewerker? Is het jaargesprek niet een beetje een afvinklijstje aan het worden? Om te laten zien dat we aandacht hebben voor de medewerker? Of zijn er andere middelen? Allemaal vonden we het belangrijk om dit verder te ontwikkelen en onderzoeken.
In 2022 is een start met de medewerkersreis gemaakt. Het effect moet zijn versterken van behoud van medewerkers. En meer nieuwe medewerkers. Het is nu tijd om acties uit te zetten vanuit de analyses instroom en exit van medewerkers. Om te kunnen verbeteren, willen we weten waarom medewerkers weg gaan. Er zijn ideeën en tips besproken. We willen meer aandacht besteden aan medewerkers en leerlingen die weer terug willen komen bij ASVZ. We willen in contact blijven. De weg terug open houden is belangrijk.
Het voortschrijdend verzuimpercentage van ASVZ ligt onder het landelijk gemiddelde. Nabijheid van de manager is ook hierin van groot belang. Er zijn allerlei middelen aanwezig om het gesprek met de medewerker over verzuim en duurzame inzetbaarheid te voeren. Gezond roosteren en regie op het eigen rooster vergroten zien we als belangrijke punten om te versterken.
Terug naar