Tijdrovende administratie met kasgeld
Het werken met kasgeld zorgde voor veel administratie. Medewerkers moesten vaak zelf geld voorschieten voor online aankopen en later declareren. Dit kostte veel tijd en ging soms fout. Voor de financiële afdeling was het moeilijk om al die kleine geldstromen te controleren in zo’n grote organisatie. Er was daarom behoefte aan een veiliger en efficiënter systeem. Het project cashless werken ging niet alleen om nieuwe betaalpassen, maar ook om een andere manier van omgaan met geld.
Eén slimme pas voor alle uitgaven
Met de Spend Cloud Card betalen medewerkers veilig en makkelijk. Zoals in winkels, online en in de cashless restaurants op locatie. Het grootste gemak zit in de directe verwerking van bonnetjes. “Na een betaling maak je een foto van de bon in de Spend Cloud app. Super simpel en in principe hoeven ze niet meer bewaard te worden. Het traditionele kasboek, losse bonnetjes en papieren declaratieformulieren zijn verleden tijd. Elke uitgave wordt automatisch gekoppeld aan de administratie.” vertelt Silvia Stout, begeleider dagbesteding.
Meer tijd, vertrouwen en controle
De overstap naar Spend Cloud levert veel winst op. Het vertrouwen en de autonomie in teams zijn gegroeid. Sylvia: “Iedereen heeft een eigen pas, dus dat is super makkelijk en dat geeft vertrouwen. Medewerkers hoeven geen geld meer voor te schieten en de financiële afhandeling is duidelijk en efficiënt. Dit scheelt veel tijd.”
Manager Finance & Control Marcel Lankhaar is ook enthousiast: “De digitale aanpak verkleint de kans op fraude en geeft ons een waterdicht financieel overzicht. Wat echt opvalt, is het enthousiasme van de teams. Bij een nieuw systeem ervaren medewerker vaak we moeten ermee werken. In dit geval werd er vaak gezegd: ‘we mogen ermee werken’. En kregen we vragen van teams wanneer zijn wij aan de beurt? Dat is een heel mooi compliment.”